Hoe wordt je minder afgeleid tijdens het Thuiswerken?

Stel je dit eens voor: Je zit in je thuiskantoor, geconcentreerd aan het project waar je al de hele ochtend aan werkt. Je vingers racen over het toetsenbord en je bent er helemaal klaar voor. Maar dan, een kabaal in de woonkamer – je kinderen hebben de oorlog aan elkaar verklaard. Een seconde later staat je echtgenoot voor de deur en vraagt om hulp met de was.

Klinkt dat bekend? Als iemand die ook thuis werkt, kan ik zeker instemmend knikken.

Is het niet interessant hoe afleiding een inherent onderdeel lijkt te zijn van thuiswerken? Het zijn je kinderen die aandacht nodig hebben, je partner die om hulp vraagt, boodschappen die gedaan moeten worden of die altijd aanwezige huishoudelijke klusjes. De flexibiliteit die je verleidde om voor een thuiskantoor te kiezen, zorgt tegelijkertijd voor een lastige paradox – het maakt concentreren een beetje moeilijker. Het lijkt bijna alsof het comfort van thuis onze productiviteit ondermijnt.

Maar wacht even, laten we realistisch zijn. Het is onwaarschijnlijk dat we afleidingen thuis volledig kunnen uitbannen – het is niet alleen een werkplek, het is een leefruimte die je deelt met je dierbaren. Er zullen altijd momenten zijn waarop je kind je aandacht nodig heeft of waarop de stapel wasgoed een berg wordt.

Dat betekent echter niet dat we overgeleverd zijn aan deze onderbrekingen. Er zijn strategieën die we kunnen toepassen om afleiding tijdens het thuiswerken tot een minimum te beperken, zodat de weegschaal gekanteld blijft ten gunste van productiviteit en balans.

Hier zijn 6 strategieën om ervoor te zorgen dat je tijdens het thuiswerken niet wordt afgeleid.

1. Identificeer de bronnen van je afleidingen

Om te beginnen is het van cruciaal belang om de hoofdoorzaak van je afleidingen te begrijpen. Zijn ze extern of intern?

EXTERNE AFLEIDINGEN

Externe afleidingen zijn de afleidingen die van buitenaf komen. Denk aan de grasmaaier van de buren die aan het zoemen is, je telefoon die zoemt van de meldingen of je harige vriend die smeekt om een spelletje apporteren. Het is alles wat onvrijwillig je aandacht wegtrekt van je werk.

Nog een paar potentiële productiviteitsdieven zijn:

• Ongeplande telefoontjes
• Constante stroom van e-mails
• Meldingen van apps of berichten van collega’s
• Visuele afleiding of rondlopende bewegingen
• Storende geluiden of zelfs rustgevende muziek
• Familieleden die je aandacht vragen

INTERNE AFLEIDINGEN

Aan de andere kant zijn interne afleidingen de lastige afleidingen die in onszelf beginnen. Het zijn net fluisteringen in je hoofd die langzaam uitgroeien tot luide gezangen die je aandacht wegtrekken van je werk. Deze kunnen zijn:

• Negatieve gedachten: Zorgen, angst of frustratie kunnen werken als drijfzand en je dieper in een staat van afleiding trekken, waardoor het moeilijk wordt om je op je taken te concentreren.
• Impulsen: Dit zijn de plotselinge neigingen die je van het pad doen afwijken, zoals de drang om je telefoon te checken of het verlangen om je bureau te verlaten en de afwas in de gootsteen aan te pakken.
• Dagdromen: Een dwalende geest kan een krachtige afleider zijn. Het ene moment ben je aan het typen, het volgende moment ben je aan het dagdromen over je volgende vakantie of ben je mentaal een boodschappenlijstje aan het maken.

Door deze bronnen te identificeren, kun je beginnen met het op maat maken van je eigen actieplan om de afleidingen tegen te gaan.

2. Elimineer zoveel mogelijk externe afleidingen

Een standpunt innemen tegen externe afleidingen is je volgende grote stap. De truc hier is eenvoudig: als je je moet concentreren, ga dan weg van de afleidingen.

Hier zijn wat suggesties over hoe je een omgeving kunt creëren die je werk ondersteunt:

• Zet je telefoonmeldingen op stil.
• Draag een ruisonderdrukkende koptelefoon.
• Houd de deur van je kantoor dicht als je aan het werk bent.
• Maak van je agenda je fort. Blokkeer tijden waarop je niet kunt worden onderbroken door plotselinge telefoontjes of onvoorbereide vergaderingen.
• Informeer je gezinsleden over deze “niet storen” tijden, zodat ze kunnen helpen de rust te bewaren.
• Verplaats je werkplek naar een rustiger deel van het huis.
• Gebruik een app om de toegang tot sociale media te blokkeren tijdens je werkuren.

3. Zie je interne afleidingen onder ogen

Interne afleidingen zijn vaak een sluwe manier van onze hersenen om ongemak te vermijden. Wij mensen zijn erop ingesteld om verlichting te zoeken bij ongemak in plaats van te worden gedreven door beloningen of straffen. Wanneer we worden geconfronteerd met een zware fysieke of mentale taak, zoeken we instinctief naar manieren om onszelf te kalmeren.

Deze zoektocht naar comfort kan zich in verschillende vormen manifesteren. Als we bijvoorbeeld naar een uitdagend werkprobleem staren, kan de was ineens aanlokkelijk lijken, of een vervelende taak kan ons in het konijnenhol van de sociale media laten tuimelen.

Dus wat is het plan van aanpak?

OVERWELDIGENDE TAKEN AFBREKEN

De sleutel hier is om ze op te splitsen in meer behapbare brokken. Het is als het aanpakken van een legpuzzel, stukje voor stukje.

Verdeel het werk in kleinere taken, elk met een duidelijk doel. Op deze manier sta je niet voor een berg, maar voor een reeks kleinere heuvels. Het is minder ontmoedigend en helpt je focus te behouden.

HERZIE DE VERVELENDE TAKEN

Bedenk of het iets is dat geautomatiseerd of gedelegeerd kan worden. Dit maakt gebruik van de kracht van het hefboomeffect, waardoor je tijd en mentale energie vrijkomt voor belangrijkere taken.

Als het echter iets is dat je zelf moet doen, plan dan je aanval strategisch. Blokkeer de tijd en beloof het binnen die specifieke periode af te ronden.

Sterker nog, overweeg om deze taken in te plannen als een ‘hersenpauze’ van meer veeleisende activiteiten. Na een zware brainstormsessie of tussen taken door die een aanzienlijke mentale inspanning vereisen, kunnen deze taken een adempauze bieden. Het is als een adempauze voor je hersenen, terwijl je productiviteitsmotor toch blijft draaien.

4. Probeer de Pomodoro Techniek

De Pomodoro Techniek combineert eenvoud met productiviteit. Het is vernoemd naar de tomaatvormige kookwekker die de bedenker ervan gebruikte, maar maak je geen zorgen, hier komt geen koken aan te pas.

Het idee is om je werk te verdelen in intervallen van 25 minuten, bekend als ‘Pomodoros’, elk gevolgd door een pauze van 5 minuten. Na vier Pomodoros beloon je jezelf met een langere pauze, ongeveer 15 tot 30 minuten. Deze cyclus gaat de hele werkdag door.

Nu vraag je je misschien af hoe je door je dag zo in stukjes te hakken afleiding buiten de deur houdt? Laten we het uit elkaar halen:

Ten eerste geven de regelmatige korte pauzes je hersenen de kans om uit te rusten en te resetten. Deze pauze kan helpen om je geest leeg te maken, waardoor hij minder snel afdwaalt en ten prooi valt aan interne afleidingen. Zie het als regelmatige pitstops tijdens een lange autorit, om je op te frissen voor het volgende deel van je reis.

Ten tweede breekt de techniek je taken op in hapklare brokken die makkelijker te verteren zijn. In plaats van naar een enorm project te kijken, concentreer je je alleen op de volgende 25 minuten. Hierdoor lijken zelfs de meest afschrikwekkende taken beter beheersbaar en zullen je hersenen minder snel op zoek gaan naar afleiding.

In wezen helpt de Pomodoro Techniek je werkdag te veranderen van een marathon in een reeks beheersbare sprints. Op deze manier houd je een gestaag tempo aan, blijf je gefocust en behoud je je productiviteit zonder uit te branden of overweldigd te worden door afleidingen.

5. Wees voorbereid om afgeleid te worden

Hier is een kleine realiteitscontrole: als je vanuit huis werkt, zullen er af en toe afleidingen opduiken, hoe goed je het ook gepland hebt. Als je kinderen of huisdieren hebt, weet je dat waarschijnlijk maar al te goed.

Daarom moet je voorbereid zijn op deze onderbrekingen. Je moet een paar trucjes achter de hand hebben om je focus snel weer terug te krijgen. Dit is wat ik doe, en misschien werkt het ook wel voor jou:

Ik heb de neiging om op te schrijven waar ik ben met mijn taak voordat ik met de onderbreking aan de slag ga. Op die manier hoef ik, als ik weer aan het werk ga, niet terug te spoelen en vanaf het begin opnieuw te beginnen. Het is net als een film pauzeren om popcorn te pakken; als je terugkomt, ga je verder waar je gebleven was.

Soms, als het mogelijk is, probeer ik de huidige taak binnen de komende 5-10 minuten af te ronden voordat ik mijn aandacht ergens anders op richt. Het gaat erom een logisch stoppunt te vinden, zodat je kunt schakelen zonder een taak in de lucht te laten hangen.

Een gouden regel is echter om multitasking te vermijden. Het klinkt misschien als een goed idee om met meerdere taken te jongleren, maar in werkelijkheid ben je gewoon snel aan het schakelen tussen taken. Deze verstrooide focus kan de kwaliteit van je werk in gevaar brengen en leiden tot gemiste details of fouten. Bovendien is het eigenlijk niet zo efficiënt als je zou denken. Door je op één taak tegelijk te concentreren kun je dieper graven en taken sneller en effectiever afmaken.

6. Train je focusspier

En laten we het tot slot hebben over het trainen van die hersenspier. Net als de spieren in je lichaam hebben je hersenen baat bij regelmatige training om hun focus en concentratie te verbeteren.

Een zeer effectieve hersentraining is het beoefenen van mindfulness en meditatie. Mindfulness training kan je aandacht en focus verbeteren en helpt je om aanwezig te blijven en volledig bezig te zijn met je huidige taak, in plaats van je gedachten te laten afdwalen.

Het wordt aanbevolen om elke dag een paar minuten opzij te zetten voor mindfulness of meditatie. Je hoeft er geen uren aan te besteden; zelfs een dagelijkse oefening van 5 minuten kan na verloop van tijd al een verschil maken.

Als deze oefeningen nieuw voor je zijn, kun je beginnen met een eenvoudige ademhalingsoefening: sluit je ogen, haal diep adem en concentreer je alleen op je ademhaling. Elke keer als je gedachten afdwalen, leid ze dan zachtjes terug naar je ademhaling.

Laatste gedachten

Op sommige dagen lijkt het misschien een zware strijd, met kinderen die chaos veroorzaken, huisdieren die aandacht vragen of huishoudelijke taken die je naam roepen. Maar vergeet niet dat je het zelf in de hand hebt.

Van het identificeren van je afleidingen en er zoveel mogelijk elimineren, tot het opsplitsen van taken, je voorbereiden op onvermijdelijke onderbrekingen en het trainen van je focusspieren, elke tactiek is een stap op weg naar een productiever thuiswerk leven.

Uiteindelijk gaat het erom dat je je best doet in de omgeving die je hebt, dat je je aanpast en positief blijft denken. Thuiswerken kan per slot van rekening een zegen zijn, omdat het je flexibiliteit en vrijheid geeft die een traditionele kantooromgeving je misschien niet biedt. Het is een kwestie van er het beste van maken.

Afleiding hoort er zeker bij. Maar met een beetje planning en een gezonde dosis zelfdiscipline zul je merken dat je niet alleen overleeft in deze thuiswerk wereld, maar dat je echt floreert.