Onder ideale omstandigheden betalen al je klanten al hun rekeningen gewoon op tijd. Zo heb jij een duidelijk beeld over je inkomsten en uitgaven. En je kunt een overzicht maken van hoeveel je gaat binnenhalen en of je nog tijd hebt voor het aannemen van nieuwe klussen. Maar helaas leven we niet in een ideale wereld. En vroeg of laat zal een klant niet betalen. Als één van je klanten zijn factuur niet op tijd betaalt, wat kun je dan doen om die nare situatie toch op te lossen?
Hoe kun je ervoor zorgen dat een klant een factuur toch gaat betalen?
Proactieve maatregelen
Ten eerste moet je weten dat er een paar strategieën zijn, die je kunnen helpen om te voorkomen dat een klant niet zal betalen.
Verstrek duidelijke, gemakkelijk te betalen facturen
Overweeg om gebruik te gaan maken van een factuursjabloon om het factureringsproces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Hoe duidelijker je factuur is en hoe gemakkelijker iemand deze kan betalen, hoe groter de kans is dat je klanten ook echt op tijd betalen. Zorg er dus voor dat de voorwaarden en de vervaldatum prominent op de factuur aanwezig zijn. En het is ook handig om meerdere betaalmethoden aan te bieden. Maak die methoden zo gemakkelijk mogelijk voor je klanten.
Doe wat navraag over een klant
Niet alle bedrijven of klanten betalen consequent. Onderzoek de mensen met wie je zaken wilt gaan doen en bekijk of ze kredietwaardig zijn. Je kunt er dan voor kiezen om liever niet in zee te gaan met de bedrijven, die het meest waarschijnlijk betalingsproblemen zullen hebben. Je kunt er ook voor kiezen om helemaal gaan zaken met ze te doen, je kunt strengere voorwaarden stellen of je kunt zelfs verplichten om vooraf al een deel te betalen.
Automatiseer zo veel mogelijk
Automatiseer je factureringssysteem en voeg enkele automatische herinneringen toe voor klanten die deze facturen niet op tijd betalen. Hoe meer gestroomlijnd en consistent dit proces is, hoe beter – en applicaties zullen bijna altijd betrouwbaarder zijn dan het werk van mensen.
Wat kun je doen als een klant niet betaalt?
Maar wat moet je nu doen als je deze proactieve maatregelen hebt genomen en een klant nog steeds niet op de vervaldatum heeft betaald?
Dit zijn de stappen die je kunt nemen:
1. Stuur een vriendelijke herinnering per e-mail
Je eerste stap moet vriendelijk en niet oordelend zijn. Mensen vergeten soms oprecht hun facturen te betalen en dit is hun kans om die fout goed te maken. Herinner hen eraan dat hun betaling te laat is en vraag of er een reden is die hen ervan weerhoudt om te betalen. Als ze ontevreden zijn over de diensten, die je bedrijf heeft geleverd of als ze geconfronteerd worden met een ernstige financiële beperking, is dit je kans om daarover meer te weten te komen. In de meeste gevallen krijg je een ‘sorry daarvoor’ bericht, gevolgd door een betaling. Zit je klant in het buitenland zoals bijvoorbeeld in Duitsland? Dan zou je een incasso Duitsland kunnen inschakelen, zodat een derde partij ervoor gaat zorgen dat jij alsnog betaald gaat krijgen.
2. Pleeg een beleefd, maar vastberaden telefoontje
Als je twee herinneringen per e-mail hebt gestuurd en je nog steeds geen reactie hebt, is het tijd om door te gaan naar de volgende fase. Pleeg een beleefd, maar krachtig telefoontje en vraag naar de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de betalingen. Leg uit dat je al meerdere aanmaningen hebt verzonden en herinner hen aan de oorspronkelijke betaaldatum. Wees niet agressief of beschuldigend, maar sta er wel op dat de factuur zo snel mogelijk wordt betaald en bied anders ook enkele opties voor een telefonische betaling. Hopelijk kun je in dit stadium de dingen ophelderen.
3. Biedt een compromis aan
Als het betalen erg moeizaam gaat, kun je overwegen om een compromis aan te bieden. Probeer erachter te komen wat de vertraging heeft veroorzaakt en biedt een compromis aan dat beide partijen gelukkig maakt. Als je klant bijvoorbeeld financiële problemen heeft, bied dan aan om de factuur in meerdere kleinere delen te splitsen, zodat de betalingen gemakkelijker kunnen worden voldaan. Als je klant niet tevreden is met de geleverde diensten, bied hem dan een korting aan of aanvullende diensten aan om dit weer goed te maken.
4. Overweeg om gebruik te maken van factoring
Bij factoring zul je je facturen aan een ander incassobedrijf verkopen. Het is geen goede oplossing als je te maken hebt met een wanbetaler, want er zitten wel kosten aan en het is niet zo heel goed voor de communicatie met de klant. In dit geval verkoop je de factuur voor ongeveer 70 tot 90 procent van de volledige waarde en hoef je je geen zorgen meer te maken over het innen van de betalingen.
5. Raadpleeg een advocaat
Als je geen gebruik wilt maken van factoring of liever geen incassobureau in de arm wilt nemen, maar de betalingen nog steeds niet worden voltooid, overweeg dan om een advocaat te raadplegen. Als je duizenden euros of meer tegoed hebt, is het nemen van juridische stappen wellicht de beste keuze. Een advocaat kan je meer informatie geven over hoe dit proces zou kunnen werken.
Tot slot
Zelfs als sommige van je klanten niet op tijd betalen, komt het uiteindelijk wel goed. Meestal zijn een paar vriendelijke herinneringen of een redelijk compromis voldoende om een volledige of gedeeltelijke betaling voor geleverde diensten te krijgen. Maar wees proactief en let goed op je inkomende betalingen. Hoe beter je factureringssysteem is, hoe minder zorgen je je hoeft te maken.
Leave a Comment