Het is nog nooit zo eenvoudig geweest om vanuit huis een bedrijf te runnen. Maar als je werknemers inhuurt of veel klanten moet ontvangen, is het misschien tijd om afscheid te nemen van de eettafel die tevens dienst doet als bureau en te gaan investeren in een goede kantoorruimte.

Of je je kantoorruimte nu huurt of koopt, het is gewoon belangrijk om een goede keuze te maken. Gelukkig zijn er tegenwoordig professionals die klaar staan om je te helpen om de juiste beslissing te kunnen nemen. In dit artikel bespreken we drie strategieën om het proces nog verder te vereenvoudigen.

Kies voor een haalbare kantoorruimte

groot-kantoor

Het is verleidelijk om te kiezen voor een kantoorruimte in Amsterdam, die zowel je klanten als jouw nieuwe medewerkers zal verblinden maar voordat je dat doet, moet je ervoor zorgen dat het (a) noodzakelijk is voor het succes van jouw bedrijf en (b) dat je het, zelfs als de zaken even wat minder gaan, je kunt veroorloven.

Tenzij je werkzaam bent in een branche zoals de financiële dienstverlening, waar potentiële klanten een luxueus kantoor als een teken van jouw succes beschouwen, kun je je waarschijnlijk ook prima redden in een meer bescheiden omgeving. Door te kiezen voor een goed gelegen, schoon en comfortabel maar niet te groot kantoor, kun je geld besparen dat je nodig hebt om te investeren in jouw bedrijf.

Een manier om veel geld op je kantoorruimte te kunnen besparen, is door vanuit een gedeelde kantoorruimte te werken. Vroeger waren deze flexibele werkplekken moeilijk buiten de grote steden en universiteitssteden te vinden, maar nu zie je ze ook steeds vaker in kleinere steden en buitenwijken.

Een voordeel van het kiezen voor een flexibele ruimte is dat het vaak mogelijk is om precies de hoeveelheid ruimte te huren, die je nodig hebt. Zelfs als dat slechts maar twee of drie bureaus zijn, kun je dit opschalen op het moment dat je meer personeel aanneemt. In veel van dergelijke ruimtes heb je ook toegang tot gedeelde voorzieningen, zoals een vergaderruimte en een keuken. En je hoeft geen langetermijn huurovereenkomst te ondertekenen, wat bij traditionele aanbieders van kantoorruimte vaak wel het geval is.

Als bijkomend voordeel werk je samen met andere eigenaren van kleine bedrijven. Dat kan leiden tot nieuwe zakelijke relaties en zo kun je ideeën uitwisselen, die je bedrijf helpen groeien.

Ga op zoek naar een geweldige makelaar

vergaderzaalWat als je meer ruimte nodig hebt dan je in een gedeelde kantoorruimte kunt vinden of graag een permanente ruimte wilt? Dan kan het zeer nuttig zijn om een commerciële makelaar met expertise op het gebied van kantoorruimte bij jou in de buurt in de arm te nemen.

Vraag andere bedrijfseigenaren in jouw branche om een verwijzing naar een makelaar, die jullie branche goed kent. Goede makelaars kunnen een vertrouwde bron worden waarmee je samenwerkt zolang je zaken doet en ze kunnen je ook waardevol advies geven.

Houd bij het afsluiten van een huurovereenkomst rekening met je huidige én toekomstige behoefte aan ruimte. Je hebt nu misschien maar drie werknemers in dienst, maar als je bijvoorbeeld van plan bent om het komende jaar twintig nieuwe mensen in dienst te nemen, moet je daar rekening mee houden. Het is niet leuk om een nieuwe ruimte te betrekken en zes maanden later te moeten verhuizen omdat de ruimte veel te klein is geworden. Als je iets meer ruimte moet huren, dan je op dit moment nodig hebt, overweeg dan om de overige ruimte te verhuren aan mensen die op zoek zijn naar een flexibele ruimte. Je kunt zo de kosten compenseren.

Ga op zoek naar een second opinion

Jouw personeel brengt de meeste tijd door in je nieuwe kantoor dus vraag hen, voordat je de huurovereenkomst ondertekent, om feedback over de ruimte die je kiest. Vraag ook of het hun woon-werkverkeer beïnvloedt. Als je een ruimte huurt op een locatie waarvoor de meeste personeelsleden dertig minuten moeten rijden, kan dit leiden tot te laat komen of problemen met bijvoorbeeld de kinderopvang. Het is dus het beste om potentiële problemen zoals deze van tevoren te bespreken. Schijnbaar kleine factoren, zoals bijvoorbeeld gemakkelijke toegang tot verschillende lunchopties, kan voor werknemers echt een groot verschil maken in hoeveel plezier ze hebben in hun werk.

Bespaar niet op de kosten voor een advocaat

Lease- of huurovereenkomsten voor onroerend goed kunnen, vooral als je er nog nooit eerder naar hebt gekeken, ingewikkeld zijn. Ook al heb je een leuk contact met de potentiële verhuurder en heb je het gevoel dat het allemaal wel goed zit, leg eventuele gemaakte afspraken toch schriftelijk vast en laat een advocaat met ervaring in onroerendgoedtransacties de huurovereenkomst zorgvuldig doorlezen. Hopelijk gaat het dak niet lekken en stopt de airco er bij de eerst volgende hittegolf niet mee, maar als zoiets wel gebeurt, wil je duidelijk weten wat je rechten zijn. Het is ook belangrijk om te weten wat er gebeurt als je de huurovereenkomst moet beëindigen voordat de termijn is verstreken.

Het kan best een klus zijn om de kleine lettertjes van een contract goed door te lezen, maar neem hier echt de tijd voor. Als je een goede keuze hebt gemaakt, kun je lang en plezierig vanuit je nieuwe ruimte werken!

Leave a Comment