De tijd vliegt – altijd. Dat maakt tijd een variabele, die moeilijk te controleren en te monitoren is. En als de tijd eenmaal is verstreken, krijg je hem nooit meer terug. Voor bedrijven staat verloren tijd gelijk aan verloren geld.
In een zakelijke omgeving, waar werknemers en bekwame professionals worden ingehuurd op basis van hun input en de productiviteit binnen een bepaalde tijd, is het verstandig om hen een training time management bij te brengen. Waarom? Ze houden zo niet alleen de tijd beter bij, maar hebben ook de mogelijkheid om hun voortgang in projecten te volgen en dat zal bijdragen aan het succes van het bedrijf.
Bewust zijn van tijd zal resulteren in zelfverbetering en het bereiken van doelen. Dat geldt zowel voor in het zakelijke leven als in het privéleven. Maar wat is de beste manier om je tijd effectief te beheren? Het toepassen van deze 10 tips is een goed begin.
1. Houd de tijd bij
Weet precies hoe je je tijd besteedt. Op kantoor bijvoorbeeld moet je precies weten welke taken je hoeveel tijd kosten. Dan kun je wellicht wel iets veranderen. Je besteedt bijvoorbeeld een uur aan e-mails lezen in plaats van andere belangrijke projecten te voltooien. Als je precies weet waaraan je je tijd besteedt, kun je beslissingen nemen over het delegeren van taken of het kopen van software om processen te versnellen.
2. Stel een tijdslimiet in
Het instellen van een tijdslimiet voor een taak kan leuk zijn. In feite kun je er zelfs een spel van maken. Sommige bedrijven verdelen werknemers zelfs in groepen en de groep, die een project of een taak als eerste afrondt, krijgt een beloning. Je kunt dit principe op elke taak toepassen. Stel een bepaalde tijdslimiet, zoals bijvoorbeeld één uur of twee uur in. Probeer vervolgens de taak binnen de gestelde tijd af te ronden en geniet tegelijkertijd van de opwinding.
3. Gebruik softwaretools voor een beter tijdbeheer
Technologie is geavanceerder in het beheren van tijd dan mensen. Verschillende apps kunnen helpen om de tijd, dat werknemers aan het werk zijn, bij te houden zodat je hun in- en uitchecktijden kunt volgen. Het internet biedt een verscheidenheid aan apps en tools en sommige zijn handig voor bedrijven, met name voor het bewaken en het beoordelen van dagelijkse processen. Van veel apps kunnen de geavanceerde functies van de betaalde versies je ook extra controle en een betere gebruikerservaring bieden. Als je thuis efficiënter wilt werken dan zou een cursus thuiswerken ook ideaal zijn om je tijd beter te managen.
4. Maak een takenlijst
Het hebben van een lijst met taken zal altijd voor besparing van tijd zorgen. Als je een lijst hebt, hoef je je nooit af te vragen wat er dagelijks op de agenda staat of wat je vervolgens moet doen. Inderdaad, een lijst houdt je gefocust en gemotiveerd en zorgt elke keer dat je een taak van je lijst afstreept voor voldoening. Met lijsten kun je ook je voortgang zien en volgen. Zelfs als je wordt omringd door afleidingen, houdt de lijst je op het goede spoor.
5. Plan vooruit
Vooruit plannen, is een cruciaal onderdeel van tijdmanagement. Idealiter zou je een week vooruit moeten plannen of in ieder geval een dag. Als je precies weet wat er die dag of week moet gebeuren, blijf je georganiseerd en gefocust. Je kunt taken over de dagen verdelen omdat je meteen kunt zien hoeveel tijd er nodig is om een project te kunnen voltooien. Zelfs als je maar een paar minuten vooruit plant, kan je manier van werken al veranderen.
6. Begin met de belangrijkste taken
Voer ‘s ochtends de belangrijkste taken uit. Alle stressvolle taken, het grootste deel van je werk en de moeilijkste taken moet je ‘s ochtends uitvoeren. De reden is simpel. Je hebt ‘s ochtends de meeste energie, waardoor je de taken efficiënt en competent kunt aanpakken. Bovendien zal het gevoel van voldoening de rest van de dag veel beter maken.
7. Delegeren en uitbesteden
Je kunt niet alles alleen doen, dus geef jezelf wat speling en delegeer bepaalde taken. Misschien wordt het tijd dat je iemand opleidt om enkele eenvoudige processen op je werk of op kantoor uit te laten voeren. Dat geeft je de ruimte om je te concentreren op de grotere projecten of de meer gecompliceerde taken. Je kunt het werk zelfs uitbesteden aan een ervaren freelancer en zo geld besparen.
8. Concentreer je op één taak tegelijk
Als je ervoor hebt gekozen om een taak uit te voeren, maak het dan ook af. Vermijd half werk. Een voorbeeld van half werk is het schrijven van een rapport en dan plotseling zonder reden je e-mails gaan controleren en beantwoorden. Dat is niet alleen slecht timemanagement, maar ook slecht voor je concentratie. Je verliest je momentum. Concentreer je op de taak die voorhanden is en vermijd deze valkuilen.
9. Breng enkele wijzigingen aan in je schema
Als je je op bepaalde momenten van de dag energieker voelt, verander dan je schema om dat te omarmen. Haal het meeste uit je tijd. Sommige mensen hebben ‘s ochtends meer energie, anderen zijn echte nachtbrakers. Wanneer je het beste tijdschema kiest, profiteer je van de voordelen dat je meer kunt doen.
10. Vermijd perfectie
Laat perfecte niet je grootste vijand worden. Voorkom dat je, alles wat je doet, te veel analyseert. Dat betekent echter niet dat je onzorgvuldig te werk moet gaan. Doe altijd je best. Maar perfectie kan je wel naar beneden halen, dus denk er niet te veel over na. Als je eenmaal een taak hebt voltooid en je best hebt gedaan, moet je verder.
Effectief tijdmanagement is uiteindelijk het resultaat van de juiste houding en toewijding aan je doelen. Softwaretools kunnen je helpen om je tijd beter in te delen en er zijn tal van agenda’s en tijdregistratieapparatuur beschikbaar om je te helpen om je tijd effectief te kunnen beheren.
Welke tips of hulpmiddelen je ook gebruikt, gebruik je tijd verstandig, maar maak ook tijd vrij voor rust en ontspanning.
Welke tips en trucs gebruik jij om je tijd of je team beter te beheren? Vertel het ons hieronder in de comments.
Leave a Comment