Een virtueel telefoonnummer biedt je de mogelijkheid om met iedereen ter wereld te communiceren, op elk moment. Het is daarom begrijpelijk dat online telefoonnummers steeds populairder worden. Virtuele telefoonnummers bieden flexibele communicatiemogelijkheden en een laag privacy, iets waar veel professionals zich grote zorgen over maken.

In dit artikel leggen we uit wat een virtueel telefoonnummer is, wat de vele voordelen zijn en hoe je er een kunt krijgen voor je bedrijf.

Hoe een virtueel telefoonnummer werkt

Bij een virtueel telefoonnummer moet je denken aan een zakelijk, vast telefoonnummer die verbonden is met je mobiele telefoon. Op deze manier ben je bereikbaar op het vaste telefoonnummer via je eigen mobiele telefoon.

Traditioneel zijn telefoonnummers gebonden aan een specifiek apparaat, of het nu een vaste of mobiele telefoon is. Vaste telefoons vereisen dat je op één plek zit en wacht op een cruciaal gesprek. Smartphones zijn veel beter, maar je moet ze nog steeds bij je hebben om er zeker van te zijn dat je bereikbaar bent. Virtuele telefoonnummers helpen je om verbonden te blijven, of je nu thuis werkt of over de hele wereld reist; je hoeft je niet gebonden te voelen aan een fysieke locatie of een bepaald apparaat.

Voice over Internet Protocol (VoIP)

Een van de meest gebruikte manieren om toegang te krijgen tot virtuele telefoonnummers is via een Voice over Internet Protocol of VoIP service provider. Met deze cloud-gebaseerde serviceproviders kun je overal vandaan bellen en gebeld worden via het internet. Een nadeel van deze service is dat het afhankelijk is van het feit of je apparaat online blijft. Zonder internet is het onmogelijk om je virtuele telefoondienst te gebruiken. Gelukkig zijn er ook telefonie diensten die bellen over het GSM-netwerk, oftewel dezelfde systemen als wanneer je met 06 belt. Hiervoor heb je dus geen internet nodig.

Voordelen van virtuele telefoonnummers

man-gebruikt-zwarte-telefoon

Het gebruik van een virtueel telefoonnummer heeft verschillende voordelen, van beter bereikbare contactopties tot meer privacy. Deze voordelen worden in meer detail besproken in de volgende paragrafen.

Gesynchroniseerde communicatie op meerdere apparaten

Een belangrijk voordeel van virtuele telefoonnummers is dat ze je goed bereikbaar maken, waar je ook bent. Je kunt vrij communiceren via smartphones en soms zelfs via laptop of PC. In een tijd waarin meer mensen dan ooit buiten kantoor werken, hoeven bedrijven zich geen zorgen te maken over een daling in betrouwbare communicatie. Het gebruik van een virtueel telefoonnummer helpt om gemiste oproepen te voorkomen dankzij verschillende functies.

Betaalbare optie voor kleinere bedrijven die geld willen besparen

Een klein bedrijf dat maar een paar lijnen per maand nodig heeft, zal met de juiste service niet veel geld uit hoeven geven. Maar als bedrijven groter worden en honderden, duizenden of zelfs miljoenen mensen in dienst hebben, rijzen de communicatiekosten de pan uit. Tel daar meerdere locaties bij op, mogelijk verspreid over een paar verschillende landen. Plotseling kunnen de telefoonkosten in de duizenden per maand lopen.

Ongeacht de grootte van het bedrijf, kan de keuze voor een virtueel telefoonnummer de telefoonkosten aanzienlijk verlagen. Met online nummers hoef je niet te investeren in dure hardware met meerdere lijnen. Afhankelijk van je abonnement kun je minstens één virtueel telefoonnummer gratis krijgen. Bovendien is het vaak gratis om oproepen in het binnenland te ontvangen en betaalbaar om oproepen wereldwijd te ontvangen.

Voor elk bedrijf, groot of klein, kan een virtueel telefoonnummer een broodnodige budgetoplossing zijn.

Behoud van privacy

Niet iedereen vindt het prettig om persoonlijke nummers te gebruiken om in contact te blijven met werkgevers of zakenpartners. Het feit dat virtuele telefoonnummers gekoppeld kunnen worden aan een privé telefoonnummer zonder dat dit ten koste gaat van de privacy is een wenselijke eigenschap. Deze opzet kan bijzonder goed werken voor eenmanszaken die een bedrijf willen runnen en toch hun privénummers privé willen houden.

Werken op afstand en reizen

Volgens dit onderzoek verschuift ongeveer 69% van de respondenten naar een virtueel personeelsbestand. Omdat werken op afstand in de strategieën van veel bedrijven een rol zal spelen, is toegang tot virtuele communicatiemiddelen zoals online telefoonnummers heel zinvol.

Zoals eerder gezegd kunnen virtuele telefoonnummers je bevrijden van de verplichting om op één locatie te wachten op telefoongesprekken of om aan één apparaat te hangen om er zeker van te zijn dat je geen belangrijk gesprek mist. Bovendien maakt de virtuele aard van de service het geweldig voor zowel bedrijven op afstand als professionals die vaak onderweg zijn.

Toegang tot robuuste integraties en diensten

Enkele standaardfuncties zijn doorschakeling, integraties, voicemail (en voicemail transcriptie),openingstijden en gespreksopname. Het kan ook mogelijk zijn om populaire diensten te integreren, zoals Microsoft 365, Salesforce en Zendesk.

Hoe kom je aan een virtueel telefoonnummer?

telefoon in hand en laptop

Je zult blij zijn om te weten dat het krijgen van een online nummer een relatief eenvoudig proces is. Om een nummer te krijgen moet je je meestal aanmelden bij een zakelijke telefonie provider die voldoet aan jouw wensen. Nadat je een provider gekozen hebt en een account hebt aangemaakt, wordt je gevraagd om een zakelijk telefoonnummer uit te kiezen of je huidige zakelijk telefoonnummer over te zetten.

Overwegingen bij het aanschaffen van een virtuele telefoondienst

Zoals je ziet is het verkrijgen van een virtueel telefoonnummer relatief eenvoudig. Toch zijn er een aantal belangrijke factoren waar je rekening mee moet houden als je er een of meer wilt aanschaffen voor professioneel gebruik.

  • Toegang en gebruik. Het bijhouden van het gebruik en de toegang van zakelijke virtuele telefoonnummers is vaak nodig om ervoor te zorgen dat zakelijke nummers op de juiste manier en door het juiste personeel worden gebruikt. Serviceproviders bieden meestal add-ons waarmee je het gebruik van telefoonlijnen beter kunt controleren en ervoor kunt zorgen dat alles soepel verloopt.
  • Prijs en waar voor je geld. Er zijn genoeg betaalbare opties om een online nummer te krijgen. Dat gezegd hebbende, wil je de service kiezen die je het meeste waar voor je geld biedt. Hoewel een gratis dienst zou kunnen werken voor een heel klein bedrijf, zal een groter bedrijf willen rondkijken naar diensten die de beste integraties en ondersteunende functies bieden.

Alternatieven voor een virtueel telefoonnummer

Hoewel virtuele telefoonnummers een flexibele en vaak goedkope oplossing zijn voor bedrijfseigenaren, willen sommige organisaties misschien een alternatief dat beter past bij hun behoeften. Niet iedereen heeft immers toegang tot naadloos internet of wil volledig vertrouwen op cloudgebaseerde telefoondiensten.

Vaste telefooncentrale

Veel traditioneler dan een vast nummer op mobiel krijg je niet. Grote providers zijn meestal degenen tot wie je je moet wenden als je een bedrade, meerlijnige opstelling wilt die iedereen op kantoor met elkaar verbindt. Hoewel sommigen ze misschien ouderwets vinden, zijn er een paar voordelen verbonden aan een vaste lijn van hoge kwaliteit:

  • Goed gesprekskwaliteit
  • Nooit meer bang hoeven zijn dat gesprekken wegvallen
  • De mogelijkheid om gesprekken voort te zetten, zelfs als de stroom uitvalt
  • Geen zorgen over het moeten opladen van je batterij
  • Werkt met of zonder internetverbinding

Voor gevestigde bedrijven die gewend zijn aan traditionele belopties, kan een vaste lijn aanvoelen als een vertrouwde, comfortabele en meer betrouwbare optie.

E-mailen

Als je niet enthousiast bent over virtuele telefoondiensten, voel je je misschien meer op je gemak met virtuele e-mail. E-mail is tenslotte een decennia oud instant communicatiemiddel waarmee je gemakkelijk informatie kunt uitwisselen – en het is over het algemeen gratis te gebruiken.

Mocht je besluiten om de e-mailservice van je bedrijf te upgraden via Google Workspace, dan kun je ook handige chat-gerelateerde diensten krijgen.

Software voor webvergaderingen

Naast het stijgende gebruik van virtuele telefoons, wenden veel organisaties zich tot teleconferentie software om verbonden te blijven. Je kunt één-op-één vergaderingen houden of webinars plannen met honderden of duizenden teamleden via webconferencing software.

Leave a Comment